Comme chacun le sait l’anglais est LA langue de référence dans le milieu professionnel. D’ailleurs, il est souvent d’usage aujourd’hui de tenir un discours en anglais lors des séminaires, conférences et réunions en entreprise.
Or, animer une réunion en anglais, n’est pas une mince affaire, quel qu’en soit la thématique à traiter. Cela demande une bonne maîtrise de l’anglais professionnel et un vocabulaire adapté. Voici quelques astuces qui peuvent vous servir dans ces cas là.
Bien se préparer à l’avance
Tout d’abord, déterminez à l’avance quelles seront les personnalités qui vont participer à la réunion. Une fois l’étape de l’identification réalisée, pensez à leur communiquer le sujet qui sera débattu lors de la réunion.
N’hésitez pas à leur envoyer un courriel électronique, au moins quinze jours avant la date fixée, mentionnant la date, l’heure, le lieu, la liste des participants et le programme détaillé.
Pensez également à leur faire un petit rappel quelques jours avant le jour J pour confirmer leur présence. Dans le programme, vous pouvez indiquer le temps accordé à chaque participant pour la prise de parole. Vous pouvez également souligner la thématique à aborder par chacun.
N’oubliez pas de mettre un plan de repère pour faciliter l’accès à l’endroit indiqué aux étrangers.
Bien démarrer la séance
Que ce soit en anglais ou dans une autre langue, une réunion se déroule souvent de la même manière. Vous devez toujours commencer par saluer l’assistance. Un « Good morning » pour une réunion matinale ou un « Good afternoon » pour une réunion en début d’après-midi, ou tout simplement un « Hello » pour faire court.
Et si vous êtes à l’animation, pensez également à mettre votre audience dans l’ambiance dès le début, en lançant une phrase de type « Good morning. It looks like everyone’s here, so let’s get started. »
Prendre son rôle à cœur
- Soit vous êtes un spectateur passif qui est là juste pour prendre des notes sans obligatoirement prendre la parole.
- Soit vous êtes un spectateur actif : vous écoutez votre interlocuteur attentivement afin de lui répondre par la suite ou lui poser une question relative à son intervention. Dans ce cas, il vous faudra maîtriser quelques termes spécifiques en anglais.
- Soit vous êtes un animateur, celui qui doit le plus parler de toute l’assistance donc celui qui doit également maîtriser parfaitement son langage oral.
Préparez-vous également quelques notes sur les questions qui pourraient vous être adressées et auxquelles vous devrez répondre. Cela vous permettra de répondre de manière fluide et sans stress lors de la réunion.
Définir les objectifs de la réunion
Une réunion a un but précis que vous aurez à rappeler dès le début de la séance à votre assistance. Pour présenter le thème à aborder lors d’une réunion, vous pouvez dire « We’re here today to… ».
Vous pouvez également formuler votre phrase en commençant par « Our goal today is … » ou « I’ve called this meeting to… » Vous pouvez également rajouter une petite explication à cette phrase, du genre « We’re here today to discuss about our communication strategy ».
Respecter le timing
Une réunion prend généralement une ou deux heures, voire plus selon l’importance du sujet abordé. Il revient à l’animateur de bien gérer le timing pour éviter de dépasser la plage horaire définie à l’avance. Cela se manifeste essentiellement à travers la répartition des temps de prise de paroles et du respect du temps accordé à chacun.
Gérer les informations
Les données exploitées au cours d’une réunion proviennent généralement de précédentes séances organisées au sein de l’entreprise ou de l’entité.
De ce fait, il convient toujours de rappeler à l’audience les points essentiels déjà développés auparavant sur lesquels il faudrait revenir ou passer. Pour commencer à parler de ces archives, vous pouvez dire « Let’s begin with the minutes from our last meeting ». Ensuite, vous pouvez continuer par les points à aborder lors de la réunion en annonçant « Today, there are … items on the list. Let’s start with number … on your copy ». Un bon animateur saura également utiliser des phrases de transitions adaptées à chaque situation, pour ne pas endormir son audience. « Let’s move on to… » est une expression très utilisée en affaires pour « passer à autre chose ».
Respecter les codes de communication
Chaque participant à une réunion possède ses propres codes de communication interculturels. Certains codes sont universels, mais pour éviter de provoquer un choc de cultures au sein de vos interlocuteurs, renseignez-vous en amont sur les cultures de ces derniers. En présence d’Anglais, vous devez vous montrer poli sur toute la ligne et éviter surtout de prononcer des phrases négatives. Chez les Américains, l’optimisme est aussi de rigueur. Dans tous les cas, commencer une réunion avec une affirmation négative peut nuire à toutes négociations.
Boucler la séance en beauté
Lorsque tous les aspects du sujet ont été abordés et que tout le monde a eu l’occasion de donner son avis, il revient à l’animateur de clore la séance en beauté.
Cela signifie fournir un résumé complet des informations qui ont circulé, émettre un remerciement à l’audience puis clore de manière officielle la réunion. Un résumé s’annonce facilement avec des expressions de type « To sum up… ».
Pour remercier, dites simplement « Thank you all for coming ». Enfin, pour inviter l’assistance à quitter la pièce, dites « The meeting is over ». Et s’il fallait annoncer une date ultérieure pour une nouvelle réunion avec la même audience, vous pouvez ajouter « We’ll see everyone next… »