Que ce soit en anglais ou dans une autre langue, une réunion se déroule souvent de la même manière. Vous devez toujours commencer par saluer l’assistance. Un « Good morning » pour une réunion matinale ou un « Good afternoon » pour une réunion en début d’après-midi, ou tout simplement un « Hello » pour faire court.
Et si vous êtes à l’animation, pensez également à mettre votre audience dans l’ambiance dès le début, en lançant une phrase de type « Good morning. It looks like everyone’s here, so let’s get started. »
Une réunion a un but précis que vous aurez à rappeler dès le début de la séance à votre assistance. Pour présenter le thème à aborder lors d’une réunion, vous pouvez dire « We’re here today to… ».
Vous pouvez également formuler votre phrase en commençant par « Our goal today is … » ou « I’ve called this meeting to… » Vous pouvez également rajouter une petite explication à cette phrase, du genre « We’re here today to discuss about our communication strategy ».
Une réunion prend généralement une ou deux heures, voire plus selon l’importance du sujet abordé. Il revient à l’animateur de bien gérer le timing pour éviter de dépasser la plage horaire définie à l’avance. Cela se manifeste essentiellement à travers la répartition des temps de prise de paroles et du respect du temps accordé à chacun.
Les données exploitées au cours d’une réunion proviennent généralement de précédentes séances organisées au sein de l’entreprise ou de l’entité.
De ce fait, il convient toujours de rappeler à l’audience les points essentiels déjà développés auparavant sur lesquels il faudrait revenir ou passer. Pour commencer à parler de ces archives, vous pouvez dire « Let’s begin with the minutes from our last meeting ». Ensuite, vous pouvez continuer par les points à aborder lors de la réunion en annonçant « Today, there are … items on the list. Let’s start with number … on your copy ». Un bon animateur saura également utiliser des phrases de transitions adaptées à chaque situation, pour ne pas endormir son audience. « Let’s move on to… » est une expression très utilisée en affaires pour « passer à autre chose ».
Chaque participant à une réunion possède ses propres codes de communication interculturels. Certains codes sont universels, mais pour éviter de provoquer un choc de cultures au sein de vos interlocuteurs, renseignez-vous en amont sur les cultures de ces derniers. En présence d’Anglais, vous devez vous montrer poli sur toute la ligne et éviter surtout de prononcer des phrases négatives. Chez les Américains, l’optimisme est aussi de rigueur. Dans tous les cas, commencer une réunion avec une affirmation négative peut nuire à toutes négociations.
Lorsque tous les aspects du sujet ont été abordés et que tout le monde a eu l’occasion de donner son avis, il revient à l’animateur de clore la séance en beauté.
Cela signifie fournir un résumé complet des informations qui ont circulé, émettre un remerciement à l’audience puis clore de manière officielle la réunion. Un résumé s’annonce facilement avec des expressions de type « To sum up… ».
Pour remercier, dites simplement « Thank you all for coming ». Enfin, pour inviter l’assistance à quitter la pièce, dites « The meeting is over ». Et s’il fallait annoncer une date ultérieure pour une nouvelle réunion avec la même audience, vous pouvez ajouter « We’ll see everyone next… »
Un programme spécialement conçu :